Erfahren Sie, wie Sie durch rechtzeitige Vorsorge und gezielte Maßnahmen Haftungsrisiken in der betrieblichen Altersvorsorge minimieren und Ihr Unternehmen vor teuren Folgen schützen können.
In der Welt der betrieblichen Altersvorsorge (bAV) zeigen sich zahlreiche, oft unterschätzte Haftungsrisiken, die selbst bei soliden geführten Unternehmen ernsthafte finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Viele Arbeitgeber unterschätzen die Tragweite ihrer Verpflichtungen, insbesondere hinsichtlich fehlerhafter Beratung, unzureichender Informationsweitergabe oder mangelhafter administrativer Umsetzung der bAV. Diese Risiken gilt es ernst zu nehmen, da sie nicht nur potenzielle finanzielle Belastungen, sondern auch langfristige Auswirkungen auf das Vertrauen der Mitarbeitenden haben können. Eine fundierte Analyse und eine rechtssichere Gestaltung der bAV sind unerlässlich, um sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden nachhaltig zu schützen.
Haftung bezeichnet die rechtliche Verantwortung für Schäden, die durch bestimmte Handlungen oder Unterlassungen verursacht werden. Sie verpflichtet eine Person oder Institution dazu, für entstandene Schäden einzustehen, die durch ein Verschulden, sei es durch Vertragsverletzung oder unerlaubte Handlung, entstanden sind.
Eine Haftung setzt voraus, dass ein Verschulden vorliegt, das bedeutet, dass der Schaden durch eine absichtliche oder fahrlässige Handlung verursacht wurde. Ein Verschulden kann sowohl in einer bewussten Entscheidung als auch in einer Nachlässigkeit bestehen, bei der die erforderliche Sorgfalt nicht beachtet wurde.
Darüber hinaus muss ein ursächlicher Zusammenhang zwischen der Handlung und dem entstandenen Schaden bestehen. Das heißt, es muss eine klare Verbindung zwischen dem schädigenden Verhalten und dem tatsächlichen Schaden erkennbar sein.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist, dass ein tatsächlicher Schaden eingetreten sein muss. Hierbei ist es wichtig, dass dieser Schaden konkret und messbar ist, sei es in finanzieller Form oder durch andere nachteilige Auswirkungen. Ein bloßer Verdacht oder eine theoretische Möglichkeit eines Schadens reichen nicht aus, um eine Haftung zu begründen.
Die betriebliche Altersvorsorge ist kein rechtsfreier Raum. Arbeitgeber müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben, etwa aus dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG) und dem Nachweisgesetz (NachwG), strikt einhalten. Diese Regeln schützen die Mitarbeitenden und dürfen nicht zu deren Nachteil umgangen werden.
Zu den häufigsten Haftungsfallen zählen:
Verstöße gegen das Nachweisgesetz
Fehlerhafte Rentenfaktoren oder undurchsichtige Treuhänderklauseln
Unzureichende Dokumentation und mangelhafte Kommunikation
Subsidiärhaftung bei Ausfall des Versorgungsträgers
Seit dem 1. August 2022 gilt durch das novellierte Nachweisgesetz, dass Arbeitgeber zwingt alle wesentlichen Vertragsbedingungen, darunter auch Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge, schriftlich festhalten und den Mitarbeitenden spätestens zum Arbeitsbeginn übergeben müssen. Das bedeutet: Der Arbeitsvertrag oder ein entsprechendes Dokument muss vom Arbeitgeber unterschrieben vorliegen. Die Unterschrift der Mitarbeitenden ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, aber aus Nachweisgründen empfehlenswert.
Seit 2025 ist es dank des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) zudem möglich, diese Informationen auch elektronisch in Textform, beispielsweise per E-Mail, bereitzustellen – vorausgesetzt, sie sind für den Mitarbeitenden zugänglich, speicher- und druckbar, und es wird eine Empfangsbestätigung eingefordert.
Detaillierte Informationen finden Sie im Artikel zum Nachweisgesetz:
Ein oft unterschätztes Haftungsrisiko in der betrieblichen Altersversorgung liegt in der Ausgestaltung des Rentenfaktors sowie in der sogenannten Treuhänderklausel. Beide bestimmen maßgeblich die Rentenhöhe und damit auch die potenzielle Einstandspflicht des Arbeitgebers.
Der Rentenfaktor regelt, wie das gebildete Versorgungskapital in eine lebenslange Rente umgewandelt wird. Was viele Unternehmen nicht wissen: Auch bei der beitragsorientierten Leistungszusage haftet der Arbeitgeber für die zugesagte Versorgung, also auch für die lebenslange Rentenzahlung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrAVG). Ist der Rentenfaktor nur bedingt oder tatsächlich nicht garantiert (auch wenn man es anders vermutet), kann das schnell zu einer erheblichen Versorgungslücke führen und damit zur Haftung durch die Einstandspflicht des Arbeitgebers (§ 1 Abs. 1 S. 3 BetrAVG).
Zusätzlich problematisch ist die Treuhänderklausel, die es Versicherern erlaubt, den Rentenfaktor im laufenden Vertrag zu kürzen, etwa bei gestiegener Lebenserwartung oder sinkender Kapitalmarktrendite. Solche Anpassungen müssen zwar von einem unabhängigen Treuhänder genehmigt werden, dennoch führen sie regelmäßig zu rentenmindernden Auswirkungen, für die im Zweifel der Arbeitgeber haftet. Besonders kritisch: Viele Verträge enthalten keine „harte Garantie“, das heißt, der vermeintlich zugesagte Rentenfaktor ist faktisch nicht garantiert und kann vom Versorgungsträger geändert werden.
Unternehmen sollten ihre bAV-Verträge daher dringend auch auf die konkrete Ausgestaltung der Rentenfaktoren und Treuhänderklauseln prüfen lassen. Welche Unterschiede zwischen weichen und harten Rentenfaktoren bestehen und wie sich daraus konkrete Haftungsrisiken ergeben, lesen Sie im ausführlichen Beitrag:
Rentenfaktor & Treuhänderklausel: Definitionen, Unterschiede, Risiken und Haftung
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Subsidiärhaftung bedeutet, dass jemand nachrangig für eine Verpflichtung einsteht, wenn der eigentlich zuständige Leistungsträger nicht (mehr) oder in voller Höhe leisten kann. Der Begriff leitet sich vom lateinischen "subsidium" (= Hilfe, Reserve) ab und beschreibt damit eine Art „Auffangverantwortung“.
Die Subsidiärhaftung ist ein zentrales Prinzip der betrieblichen Altersvorsorge. Sie beschreibt die gesetzliche Einstandspflicht des Arbeitgebers für zugesagte Versorgungsleistungen, auch wenn ein externer Versorgungsträger, etwa eine Direktversicherung, Pensionskasse oder ein Pensionsfonds, die zugesagten Leistungen nicht (vollständig) erbringen kann.
Die gesetzliche Einstandspflicht ist in § 1 Abs. 1 Satz 3 Betriebsrentengesetz (BetrAVG) geregelt. Demnach haftet der Arbeitgeber unabhängig vom gewählten Durchführungsweg weiterhin für die Erfüllung der Versorgungszusage. Die rechtliche Verantwortung bleibt also beim Arbeitgeber, auch wenn die Durchführung der Versorgung ausgelagert wurde. Ziel ist der Schutz der Arbeitnehmer vor Versorgungslücken infolge von Insolvenzen oder Leistungsausfällen auf Seiten der Versorgungsträger.
Ausnahme: Bei tarifvertraglichen Beitragszusagen im Rahmen des Sozialpartnermodells (§§ 21 ff. BetrAVG) entfällt die Subsidiärhaftung, da hier ausschließlich ein Beitrag zugesagt wird, nicht jedoch eine konkrete Leistung.
Wie gravierend sich die Subsidiärhaftung im Ernstfall auswirken kann, zeigt das folgende Beispiel aus der Praxis.
Ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden hat im Rahmen der bAV-Pensionskasse abgeschlossen, über die eine monatliche Rentenzahlung von durchschnittlich 500 Euro pro Mitarbeitenden zugesagt ist. Die Versorgung erfolgt über die externe Pensionskasse. Nach vielen Jahren Betriebszugehörigkeit gehen die ersten Mitarbeitenden in den Ruhestand, mit einem Anspruch auf lebenslange Rentenzahlung.
Plötzlich wird bekannt, dass die Pensionskasse wirtschaftliche Schwierigkeiten hat und die Leistungen um 30 % kürzen muss.
Laut § 1 Abs. 1 Satz 3 BetrAVG haftet in diesem Fall der Arbeitgeber für die Erfüllung der Versorgungszusage. Das bedeutet konkret:
Diese potenziell existenzgefährdende Belastung zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Auswahl des Versorgungsträgers, die richtige Vertragsgestaltung und ein regelmäßiges Risikomanagement sind.
Die Subsidiärhaftung kann im Ernstfall zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Um diese Risiken zu vermeiden, ist ein proaktives Risikomanagement entscheidend. Die folgenden Maßnahmen helfen, die Haftungslast gezielt zu reduzieren.
Finanzielle Stabilität der Versorgungsträger regelmäßig bewerten, z. B. durch Bonitätsprüfungen und Analyse der Solvabilitätskennzahlen.
Alle verwendeten Dokumente, Verträge inkl. Versicherungsbedingungen sind auf nachteilige Regelungen zu prüfen.
Fachanwälte oder spezialisierte bAV-Berater einbinden, um formale Fehler mit Haftungsfolgen zu vermeiden.
Mitarbeitende zielgerichtet über Zusageart und mögliche Absicherungsmechanismen informieren (lückenlose Dokumentation).
Selbst wenn Beiträge zur bAV ordnungsgemäß entrichtet wurden, kann die Einstandspflicht des Arbeitgebers greifen, z. B. wenn der externe Versorgungsträger ausfällt oder die Leistung reduziert. Die rechtzeitige und lückenlose Dokumentation aller relevanten Vertragsbestandteile sowie die sorgfältige Auswahl leistungsfähiger Anbieter sind daher zentrale Maßnahmen, um das Risiko einer subsidiären Haftung wirksam zu begrenzen.
Angesichts steigender Haftungsrisiken und des enormen zeitlichen Aufwands bei manuellen Prozessen fragen sich viele Unternehmen: Ist die Digitalisierung der bAV-Verwaltung die Lösung?
Achtung: Eine fehlerhafte Handhabung der betrieblichen Altersvorsorge kann nicht nur den Ruf eines Unternehmens beeinträchtigen, sondern auch zu finanziellen Belastungen durch Haftungsansprüche führen. Diese Haftungsrisiken in der bAV können für Arbeitgeber zu einem Albtraum werden, da selbst scheinbar unbedeutende Fehler in der Verwaltung oder unzureichende Dokumentationen erhebliche finanzielle Schäden verursachen können.
Im Folgenden werden drei häufige Herausforderungen in der bAV-Verwaltung vorgestellt, die zu rechtlichen Auseinandersetzungen, finanziellen Einbußen oder sogar Schadensersatzforderungen führen können.
In der Welt der bAV können selbst die besten Absichten von Arbeitgebern zu rechtlichen Fallstricken führen. Ein Beispiel verdeutlicht dies: Wenn ein Mitarbeiter aufgrund einer schweren Krankheit langfristig ausfällt, entfällt ab dem 43. Tag seine Entgeltfortzahlung und dadurch auch die Möglichkeit auf Entgeltumwandlung. In aller Regel wird die bAV beitragsfrei gestellt.Es ist die Pflicht des Arbeitgebers, den Mitarbeitenden darüber zu informieren, dass dieser seine Versorgung mit privaten Beiträgen aufrechterhalten kann. Versäumnisse können teuer werden: Verletzt der Arbeitgeber diese Pflicht, können Angestellte Schadensersatz fordern.
Hier kommt eine gute bAV-Verwaltungssoftware ins Spiel, wie zum Beispiel EasyPension®. Solche Programme überwachen kontinuierlich alle relevanten Parameter und warnen Unternehmen vor potenziellen Risiken. Im genannten Szenario löst der Personalverantwortliche den Geschäftsvorfall aus, woraufhin der Mitarbeitende im Krankheitsfall über EasyPension® rechtssicher abgemeldet und über alle relevanten Details informiert wird. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre gesetzlichen Informationspflichten erfüllen, sondern auch mögliche finanzielle Belastungen vermeiden.
Durch den Einsatz hochwertiger Softwarelösungen können Unternehmen nicht nur Schadensersatzzahlungen vermeiden, sondern auch ihre Mitarbeitenden vor finanziellen Einbußen schützen.
