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AG-Zuschuss zur bAV: 20 % aller Arbeitgeber berechnen ihn falsch
1. Fehler bei der Berechnung des AG-Zuschusses zur bAV: Ursachen und Folgen
Wir prüfen jedes Jahr Tausende von Verträgen und stellen dabei fest, dass rund ein Fünftel der Arbeitgeber-Zuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung (AG-Zuschuss zur bAV) fehlerhaft berechnet wurde.
Die meisten Fehler entstehen, weil Verfahren falsch angewendet werden. Häufige Fallstricke sind:
- korrekte Anwendung des Dreisatzes
- Neukalkulation der Zuschüsse nach jeder BBG-Änderung
- Beitragsaufteilung bei mehreren Verträgen bei einem einzelnen Arbeitnehmer
- Wahl des richtigen Durchführungsweges
- Berücksichtigung des jeweils relevanten Steuerparagrafen
All diese Fehlerquellen lauern jedes Jahr aufs Neue, wenn die Änderung der Beitragsbemessungsgrenze (GRV West) dazu führt, dass die Personalabteilung jeden einzelnen Arbeitgeberzuschuss zu jeder einzelnen Entgeltumwandlung neu berechnen muss. Eine einzige falsche Excel-Formel kann eine ganze Kaskade an Fehlkalkulationen bedingen.
Die möglichen Folgen einer solchen Fehlkalkulation:
- Rentendifferenz muss vom Arbeitgeber ausgeglichen werden (bei zu wenig gezahltem Zuschuss)
- zu hohe Kosten (bei zu hohem Zuschuss)
- Ungleichbehandlung
Tipp:
Die digitale bAV-Verwaltungs-Software EasyPension® berechnet Beitragsanpassungen und Beitragsaufteilungen vollautomatisch und fehlerfrei. Der dazugehörige Lohnbuchungssatz kann via Schnittstelle direkt in die Lohnbuchhaltung übertragen werden.
2. bAV-Zuschuss richtig berechnen: Rechtsgrundlagen
Der AG-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge ist nach oben und unten begrenzt:
- Der Pflichtzuschuss in Höhe von 15 % auf die Entgeltumwandlung ist das Minimum, das Arbeitgeber zuschießen müssen.
- Maximal muss der Zuschuss auf eine Entgeltumwandlung in Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) gezahlt werden.
2.1 BetrAVG: 15 % AG-Zuschuss zur Entgeltumwandlung sind Pflicht
§ 1a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG) besagt:
„Der Arbeitgeber muss 15 % des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterleiten, soweit er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart.
Ziel dieses Gesetzes ist eine Stärkung der betrieblichen Altersvorsorge. Deshalb sind Arbeitgeber in fast allen Fällen an diesen Pflichtzuschuss von 15 % zur bAV gebunden – mehr geht natürlich immer; weniger nur in seltenen Ausnahmen.
Die Betonung liegt hier auf dem Zuschuss: Der Arbeitgeber erhöht den Sparbetrag seiner Mitarbeiter. Recht häufig finden wir in alten Verträgen aber lediglich eine Verrechnung. Mehr dazu unter dem Punkt „3. Beispielrechnung für AG-Zuschuss zur bAV“.
2.2 Beitragsbemessungsgrenze (BBG): Der maximale Arbeitgeber-Zuschuss zur bAV beträgt 4 % der BBG
15 % Zuschuss vom Arbeitgeber sind Pflicht. Aber gibt es auch nach oben eine Begrenzung des Arbeitgeberzuschusses zur bAV? Ja, durchaus! Der Arbeitgeber-Zuschuss zur Entgeltumwandlung liegt bei maximal 4 % der BBG.
Die BBG ändert sich jährlich und liegt aktuell (2023) bei einem Wert von 7.300,- Euro pro Monat.
- Damit entsprechen 4 % der BBG derzeit 292,- Euro.
- Daraus ergibt sich ein Pflichtzuschuss von maximal 43,80 Euro.
2.3 Steuerrecht: §40b oder §3.63 EStG?
Nicht nur bei der Kalkulation an sich, auch bei der Datenpflege können Fehler passieren: Da kann eine pauschal zu versteuernde Direktversicherung gemäß §40b Einkommensteuergesetz (EStG) schon mal versehentlich als steuerfrei zu behandelnder Vertrag (§3.63 EStG) ins System gestellt werden.
Die möglichen Folgen:
- Das Finanzamt fordert zu wenig gezahlte Steuern vom Arbeitgeber nach.
- Die Sozialversicherungsträger fordern ggf. zu wenig gezahlte Sozialversicherungsbeiträge nach.
3. Beispielrechnung für den AG-Zuschuss zur bAV: So kalkulieren Sie die 15 % Pflichtzuschuss richtig
Die beiden großen Fehlerquellen bei der Berechnung des AG-Zuschusses zur bAV:
- bAV-Verträge zur Entgeltumwandlung, die bereits vor Einführung des AG-Pflichtzuschusses existiert haben
- Dreisatzrechnung
Der erste Schritt zur korrekten Berechnung ist die Frage:
Was war zuerst da – der Pflichtzuschuss oder die Entgeltumwandlung?
Je nachdem, von welcher Seite aus man die Berechnung startet, ändern sich nämlich die Ergebnisse – nicht nur in den Zahlen, sondern auch in puncto Rechtssicherheit.
3.1. Alte bAV-Verträge ohne AG-Zuschuss erfüllen häufig §1a BetrAVG nicht
Bei alten bAV-Verträgen, die vor der Einführung des AG-Pflichtzuschusses von 15 % geschlossen wurden, bestand die betriebliche Altersvorsorge häufig ausschließlich aus der Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers. Die Anpassung dieser Bestandsverträge ist die erste Herausforderung in der bAV-Verwaltung.
Eine Verrechnung ist kein Zuschuss: Mit Einführung des Pflichtzuschusses haben viele Arbeitgeber denGesamtbeitrag zur bAV nicht erhöht, sondern die Entgeltumwandlung reduziert, sodass der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeberzuschuss wieder auf dieselbe Summe kam wie zuvor – das widerspricht den gesetzlichen Vorgaben des BetrAVG.
Ein praktisches Beispiel:
Ausgangslage: Ein Arbeitnehmer hat einen alten bAV-Vertrag mit einer monatlichen Entgeltumwandlung von 100,- Euro.
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3.2. Dreisatzberechnung bereitet häufig Schwierigkeiten
Zu diesem ersten Fehler gesellt sich im Anschluss gern noch ein zweiter: die falsche Anwendung des Dreisatzes, um vom Gesamtbeitrag die Höhe der jeweiligen bAV-Anteile von Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzuleiten.
Denken wir unser Beispiel von oben weiter: Wenn wir nun mit diesem (ohnehin schon falschen) Gesamtbeitrag von 100,- Euro weiterrechnen, wie hoch ist der Anteil des Arbeitgebers, wenn er den gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtzuschuss von 15 % bezahlt?
- 15,00 Euro? Falsch!
- Die korrekte Antwort lautet: 13,04 Euro.
Wie kommt diese Zahl nun genau zu Stande? Das zeigt die unten folgende Tabelle.
Die Formel, um bei einer bAV durch Entgeltumwandlung den AG-Zuschuss zu berechnen, lautet:
100 ÷ 115 x 15 (Prozent)
Für unser 100-Euro-Beispiel bedeutet das:
86,96 Euro steuert der Arbeitnehmer via Entgeltumwandlung selbst bei.
13,04 Euro kommen als Zuschuss zur bAV vom Arbeitgeber dazu.
4. Haftung des Arbeitgebers bei Fehlern in der bAV-Berechnung: Kleine Fehler – hohe Schadensummen
Passieren Fehler bei der Kalkulation der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile an der bAV, hat in letzter Instanz immer der Arbeitgeber den Schaden – denn er haftet gegenüber dem Arbeitnehmer für die durch die Buchhaltungspannen entstandenen Differenzen:
- Zu viel gezahlte Beiträge kann das Unternehmen zwar zurückfordern, aber nur bis zu 3 Monate rückwirkend. Selbst 2,- Euro zu viel pro Monat summieren sich bei einer großen Belegschaft und über viele Jahre hinweg zu stattlichen Beträgen.
- Zu geringe Zuschüsse bedeuten für den Arbeitnehmer Verluste bei der Rente. Der Arbeitgeber ist bis zu 30 Jahre nach Rentenbeginn verpflichtet, den Schaden finanziell auszugleichen.
Jeder einzelne bAV-Vertrag ist kann ein Haftungsrisiko darstellen, wenn die Berechnungen nicht stimmen.
Bei BRANDCONSULT helfen wir jedes Jahr einer Vielzahl von Arbeitgebern dabei, solche Risiken aufzulösen und unnötige Kosten zu vermeiden.
Sie möchten wissen, wie sicher Sie diesbezüglich aufgestellt sind?
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Wie schlimm können die Konsequenzen von ein paar Euro zu wenig schon sein?
Schauen wir uns das in einem Beispiel an: Nehmen wir an, durch die falsche Berechnung der AG-Zuschüsse ist den Mitarbeitern im Durchschnitt eine Rentenlücke von 50,- Euro pro Monat entstanden. Diesen Schaden muss der Arbeitgeber ausgleichen – bis zum Lebensende des ehemaligen Mitarbeiters; eine Rentenanpassung alle 3 Jahre lässt den geschuldeten Betrag stetig steigen.
Unternehmen haben in dieser Situation zwei Optionen:
Selbst zahlen und Pensionsrückstellungen bilden
Das verringert die Liquidität, schmälert den Gewinn und führt zu unerwünschten Bilanzverschiebungen. Schlimmstenfalls gerät das Unternehmen so in die Überschuldung.
Zahlungsverpflichtung an einen Versicherer abtreten
Bei einer garantierten Rentenleistung von 50,- Euro/Monat kostet das ca. 19.000,- Euro pro Person.
Treten solche Fehler auf, betreffen sie üblicherweise nicht nur einen bAV-Vertrag, sondern Dutzende bis Hunderte. In unserem Beispiel entstehen dem Unternehmen bei 100 betroffenen Mitarbeitern Kosten in Höhe von rund 1,9 Mio. Euro.
Vermeiden Sie teure Haftungsfälle: Lassen Sie sich von einem unabhängigen bAV-Experten beraten.
5. Lösung: automatisierte, digitale bAV-Verwaltung
Die Verwaltung der betrieblichen Versorgungslösungen hat ein hohes Fehlerpotenzial – nicht nur, wenn es darum geht, den AG-Zuschuss bei der Entgeltumwandlung zu berechnen.
Das Thema bAV ist komplex, verschlingt in der HR-Abteilung eine Menge Ressourcen und bleibt für viele Personaler ein „heißes Eisen“, das sie nicht so gern anfassen, weil so viel schief gehen kann.
Die sicherste Lösung für den haftenden Arbeitgeber: Die Hoheit über Daten, Prozesse und Kommunikation in der Verantwortung eines Spezialisten geben. Doch nur selten findet sich so jemand inhouse.
Deshalb übernimmt BRANDCONSULT für Sie die komplette Verwaltung und Betreuung aller bAV-Verträge:
- inklusive Berechnung der Beitragsaufteilung und AG-Zuschüsse zur bAV
- Neukalkulation bei BBG-Änderungen
- Neukalkulation bei Beitragsdynamiken
- automatische Erstellung von Lohnbuchungssätzen
- auf Wunsch direkte Übermittlung in die Lohnbuchhaltung
So kann nichts mehr schief gehen: Alle Daten werden über das eigens für BRANDCONSULT programmierte und DSGVO-konforme System EasyPension® gepflegt – vollständig digital, rechtssicher und transparent; jederzeit online verfügbar für Arbeitgeber und Mitarbeiter.
Ihr Autor
Andreas Brand
Geschäftsführer und Inhaber der BRANDCONSULT GmbH
bAV Experte seit 30 Jahren
- Fachberater für die betriebliche Altersversorgung (febs)
- Gutachter und Sachverständiger für die betriebliche Altersversorgung
- geprüfter Wertpapierexperte
Kontakt
E-Mail: a.brand@brandconsult.de
Telefon: 04101 60108-88
