Mit dem BEG IV wird die digitale Dokumentation erleichtert – doch für die bAV gelten weiterhin hohe Anforderungen an Inhalt und Form.
Seit dem 1. August 2022 gilt das novellierte Nachweisgesetz (NachwG). Es verpflichtet Arbeitgeber dazu, die wesentlichen Arbeitsbedingungen ihrer Beschäftigten umfassend zu dokumentieren. Besonders herausfordernd ist dabei die weiterhin vorgeschriebene Schriftform, geregelt in § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). In Zeiten zunehmend digitalisierter Personalprozesse wirkt dieses Formerfordernis aus der analogen Welt nicht nur unpraktisch, sondern schlicht überholt.
Seit dem 1. Januar 2025 bringt das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) nun eine wichtige Erleichterung: Die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen darf auch in Textform (§ 126b BGB) erfolgen, etwa per E-Mail. Diese Neuregelung ist für viele Arbeitgeber ein Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Arbeitsvertragsgestaltung.
Gleichzeitig gilt: Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge fallen unter die Nachweispflicht. Dazu zählt unserer Auffassung nach auch eine Entgeltumwandlung durch den (Pflicht-) Zuschuss. Damit entsteht ein erheblicher Handlungsdruck, die Versorgungswerke sauber zu dokumentieren und rechtssicher in die bestehenden arbeitsrechtlichen Prozesse zu integrieren.
Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich zu dokumentieren, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag auszuhändigen. Ziel ist die Transparenz und Rechtssicherheit für Arbeitnehmer ab Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Die Pflicht zur schriftlichen Niederschrift betrifft u. a.:
Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses
Arbeitsort
Tätigkeit
Arbeitszeit
Vergütung inkl. Zuschläge und Sonderzahlungen
Kündigungsfristen
Betriebliche Altersvorsorge und Name / Anschrift externer Versorgungsträger
Auszug aus § 2 Abs. 1 Nr. 7 NachwG: „Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung.“
Auch wenn eine bAV-Zusage arbeitsrechtlich formfrei erfolgen kann, besteht nach dem NachwG sehr wohl eine Nachweispflicht, sofern sie Bestandteil des Arbeitsvertrags ist.
Während bis Ende 2024 zwingend die Schriftform mit „Nassunterschrift“ (§ 126 BGB) gefordert war, ermöglicht § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n. F. ab 2025 die Textform. Die Niederschrift kann dann in elektronisch lesbarer Form übermittelt werden, z. B. als PDF per E-Mail.
Voraussetzungen:
Wenn der Arbeitsvertrag bereits alle wesentlichen Vertragsbedingungen enthält, kann dieser per E-Mail übermittelt werden, ohne ein separates Nachweis-Dokument.
Innerhalb des § 2 Abs. 1 NachwG ergeben sich für die bAV zwei zentrale Anknüpfungspunkte:
Arbeitsentgelt (§ 2 Abs. 1 S. 7 Nr. 7 NachwG):
Hierunter fällt nicht nur die arbeitgeberfinanzierte bAV, sondern auch eine mischfinanzierte bAV (Entgeltumwandlung + Zuschuss), da sie entgeltwirksame Leistungen darstellen.
Externe Versorgungsträger (§ 2 Abs. 1 S. 7 Nr. 13 NachwG):
Wenn ein externer Versorgungsträger (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds) eingebunden ist, muss Name und Anschrift im Nachweis genannt werden.
Achtung: Bei Direktzusage oder Unterstützungskasse ist der Arbeitgeber selbst Versorgungsträger, daher ist dort ggf. keine separate Benennung erforderlich.
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Am 7. Juli 2022 äußerte sich das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gegenüber der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung (aba) zur Frage, ob Entgeltumwandlungen zugunsten einer betrieblichen Altersvorsorge unter die Nachweispflichten des Nachweisgesetzes – insbesondere das Schriftformerfordernis – fallen. Nach Ansicht des BMAS sei dies nicht der Fall, da lediglich die Verwendung des bestehenden Arbeitsentgelts geregelt werde, nicht aber ein neuer Entgeltbestandteil entstehe.
Diese Auffassung wird von uns und weiten Teilen der Fachwelt kritisch gesehen.
Denn der gesetzliche Arbeitgeberzuschuss nach § 1a Abs. 1a BetrAVG – in der Regel 15 % des umgewandelten Betrags – ist aus unserer Sicht sehr wohl als entgeltrelevanter Bestandteil des Arbeitsverhältnisses zu werten. Damit besteht eine Informationspflicht nach dem Nachweisgesetz.
Teilweise wird argumentiert, der Arbeitgeberzuschuss sei nicht mitteilungspflichtig, da er erst bei der tatsächlichen Entgeltumwandlung durch den Arbeitnehmer entstehe. Diese Sichtweise halten wir für nicht tragfähig und mit erheblichen Haftungsrisiken für Arbeitgeber behaftet – aus folgenden Gründen:
Nachweisgesetz umfasst bedingte Entgeltbestandteile:
§ 2 Abs. 1 Nr. 7 NachwG verlangt die Nennung auch solcher Entgeltbestandteile, die nur unter bestimmten Bedingungen gewährt werden – etwa Überstundenvergütungen oder erfolgsabhängige Prämien. Gleiches gilt für den bAV-Zuschuss.
Informationspflicht bei entgeltwirksamen Leistungen:
Auch vermögenswirksame Leistungen, die an die Vorlage eines Vertrags gebunden sind, sind mitteilungspflichtig. Daraus lässt sich klar ableiten, dass auch der bAV-Zuschuss zu dokumentieren ist.
Versorgungsordnung, Betriebsvereinbarung, ggf. Tarifvertrag
Nach § 2 Abs. 4 S. 1 NachwG reicht ein Verweis im Arbeitsvertrag auf geltende Tarifverträge, Versorgungsordnungen oder Betriebsvereinbarungen, sofern diese die bAV regeln. Wichtig: Diese müssen genau bezeichnet werden (Datum, Titel, ggf. Fundstelle).
Einzelzusage / Einzelvertrag
Bei individualrechtlichen Versorgungszusagen an z. B. Führungskräfte muss die bAV-Zusage gesondert dokumentiert werden, entweder schriftlich oder ab 2025 in Textform. Eine klare Formulierung der Versorgungsbedingungen ist hier essenziell.
Achtung: Über das Nachweisgesetz hat eine rudimentäre Aufklärung zu erfolgen, jedoch ist das keine umfassende Aufklärung, die gemäß BAG-Rechtsprechung nötig ist und protokolliert werden sollte.
Eine aktuelle Versorgungsordnung ist der zentrale Baustein, um (nicht nur) die bAV-Nachweispflichten effektiv und rechtssicher zu erfüllen. Auch bei Änderungen der Versorgungsregelungen, z. B. durch gesetzliche Änderungen, soll nach Möglichkeit nur die Versorgungsordnung angepasst werden, aber nicht die Arbeitsverträge geändert werden.
Wer gegen die Nachweispflichten nach dem NachwG verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 2.000 € pro Einzelfall. Noch schwerer wiegt die zivilrechtliche Folge: Der Arbeitnehmer kann Schadenersatz verlangen, wenn ihm durch fehlende Information ein nachweisbarer Nachteil entsteht, etwa durch das Verpassen von Fristen oder Verlust von Versorgungsansprüchen.
Mit dem BEG IV und der Zulassung der Textform ab 2025 wird das Nachweisgesetz endlich praktikabler. Gleichzeitig bleibt der Handlungsdruck bestehen, gerade im Hinblick auf die betriebliche Altersvorsorge.
Arbeitgeber sollten jetzt:
Arbeitsvertragsmuster überarbeiten und um bAV-relevante Hinweise ergänzen.
Versorgungsordnungen erstellen oder aktualisieren.
die umfassende Aufklärung zur betrieblichen Altersvorsorge arbeitsrechtlich sauber dokumentieren und rechtssicher archivieren.
Wer seine bAV ordnungsgemäß dokumentiert, schützt nicht nur sich selbst vor rechtlichen Risiken und erfüllt einen der Top-Benefit-Wünsche, den die Mitarbeiter haben.
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